Comparar tres ofertas de proveedores no consiste en ordenar tres totales de menor a mayor. Antes de elegir, las tres propuestas deben responder al mismo alcance, las mismas cantidades y unas condiciones comparables. Si una incluye transporte, medios auxiliares y retirada de residuos y otra no, sus importes no representan la misma compra.
Este método sirve para materiales, trabajos subcontratados e instalaciones en empresas de reformas y pequeñas constructoras. El objetivo es convertir propuestas distintas en una tabla común, identificar lo que falta y dejar una decisión revisable.
Empieza por una solicitud común, no por las ofertas recibidas
La comparación comienza antes de pedir precio. Prepara una base breve que todos los proveedores puedan valorar sin interpretar de forma distinta el trabajo. Incluye, como mínimo:
- descripción y límites del alcance;
- partidas, cantidades y unidades;
- calidad, modelo, rendimiento o prestación exigida;
- lugar y condiciones de entrega o ejecución;
- fecha necesaria y plazo de la oferta;
- documentación, garantías y pruebas requeridas;
- criterio para impuestos, transporte, descarga y residuos;
- forma y calendario de pago;
- formato y fecha límite de respuesta.
Si una condición todavía no está cerrada, identifícala como pendiente. Es preferible comparar una incertidumbre visible que ocultarla dentro de un precio aparentemente completo.
Separa incluido, excluido y pendiente de aclaración
Para cada oferta, clasifica cada requisito con uno de estos tres estados:
- Incluido: la oferta lo describe y lo valora de forma inequívoca.
- Excluido: el proveedor indica que no forma parte de su precio.
- Pendiente: la oferta no permite saber si está incluido o con qué condición.
No conviertas un silencio en un incluido. Pide una aclaración por escrito y conserva tanto la pregunta como la respuesta. Si una oferta cambia después de la aclaración, registra una nueva versión o fecha.
Normaliza antes de comparar el total
La normalización ajusta cada propuesta a la misma base. No modifica la oferta original: crea una columna adicional para responder cuánto costaría cubrir exactamente el alcance común.
Revisa al menos estos puntos:
- Cantidad y unidad. Comprueba que m, m², m³, unidades, horas y lotes no se mezclen.
- Calidad o prestación. Dos productos con el mismo nombre pueden tener espesores, rendimientos o garantías diferentes.
- Logística. Añade transporte, descarga, grúa, dietas o desplazamientos cuando no estén incluidos.
- Trabajos auxiliares. Detecta protecciones, preparación, medios, limpieza y retirada de residuos.
- Impuestos. Compara importes sobre la misma base y muestra los impuestos por separado cuando corresponda.
- Plazo y validez. Una propuesta puede perder utilidad si llega después de la fecha necesaria o caduca antes de decidir.
- Pago y riesgo. Anticipos, hitos, retenciones, garantías y revisión de precios afectan a la decisión aunque no cambien el subtotal.
Una fórmula sencilla es:
Coste comparable = total ofertado + elementos necesarios no incluidos + logística no incluida − conceptos ofertados que no se necesitan
Los ajustes deben usar una referencia identificada. Si todavía no conoces el importe de una exclusión, no pongas cero: márcala como pendiente y evita cerrar la comparación.
Ejemplo ficticio: tres ofertas para el mismo alcance
Una empresa solicita suministro y colocación de un revestimiento para 100 m², incluyendo preparación básica, material auxiliar, transporte, descarga, limpieza y retirada de residuos. La ejecución debe comenzar en un máximo de 15 días. Los importes siguientes son ficticios y se muestran sin impuestos.
| Criterio | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| Total ofertado | 5.480 € | 5.090 € | 5.300 € |
| Alcance principal | Completo | Completo | Completo |
| Preparación básica | Incluida | Excluida | Incluida |
| Transporte y descarga | Incluidos | Transporte incluido; descarga excluida | Transporte excluido; descarga incluida |
| Limpieza y residuos | Incluidos | Incluidos | Excluidos |
| Ajustes para igualar alcance | 0 € | 420 € preparación + 140 € descarga | 180 € transporte + 260 € limpieza y residuos |
| Coste comparable | 5.480 € | 5.650 € | 5.740 € |
| Inicio posible | 12 días | 8 días | 18 días |
| Validez de oferta | 30 días | 15 días | 30 días |
| Pago | 20 % anticipo; resto por hitos | 50 % anticipo; resto al finalizar | Sin anticipo; pago a 30 días |
El proveedor B presenta el total inicial más bajo, pero deja de serlo al incorporar los elementos necesarios para igualar el alcance. El proveedor C supera el plazo máximo de 15 días. Con estos datos, A es la oferta comparable de menor coste que cumple el plazo, aunque la empresa todavía debe revisar capacidad, documentación, garantía y condiciones contractuales.
Los ajustes de 420 €, 140 €, 180 € y 260 € son referencias ficticias para explicar la normalización. En un caso real deben proceder de una oferta complementaria, una tarifa vigente o una estimación interna identificada.
Usa criterios definidos antes de ver quién gana
Después de normalizar el alcance, define los criterios con los que decidirás. Para una compra sencilla pueden bastar condiciones obligatorias y una comparación razonada. En trabajos más críticos conviene ponderar varios factores.
| Criterio | Pregunta | Tratamiento posible |
|---|---|---|
| Alcance | ¿Cubre todos los requisitos? | Obligatorio |
| Plazo | ¿Puede entregar o empezar cuando la obra lo necesita? | Obligatorio o ponderado |
| Coste comparable | ¿Cuál es el total sobre la misma base? | Ponderado |
| Capacidad | ¿Tiene recursos y experiencia para este trabajo? | Obligatorio o ponderado |
| Condiciones | ¿Anticipo, hitos, garantía y validez son asumibles? | Ponderado |
| Riesgos | ¿Qué exclusiones o dependencias pueden cambiar el resultado? | Comentario y acción |
Define el peso o el orden de importancia antes de puntuar. Cambiar los criterios después de conocer los precios permite justificar cualquier resultado y vuelve difícil explicar la decisión.
Qué aclarar antes de aceptar
- versión exacta de planos, mediciones y especificaciones valoradas;
- cantidades incluidas y método de medición de variaciones;
- fecha de entrega o inicio y consecuencias de un cambio de plazo;
- materiales, marcas o prestaciones equivalentes admitidas;
- trabajos auxiliares, coordinación y permisos;
- transporte, descarga, almacenaje y retirada de residuos;
- garantías, seguros y documentación;
- forma de pago, anticipos, retenciones e impuestos;
- validez de la oferta y revisión de precios;
- exclusiones y supuestos utilizados.
Si una aclaración cambia el precio o el alcance, pide una oferta revisada. Evita reconstruir por tu cuenta una propuesta que el proveedor no ha confirmado.
Errores frecuentes al comparar proveedores
- Elegir el subtotal menor: puede omitir trabajos necesarios.
- Mezclar unidades: un precio por lote no se compara directamente con un precio por m².
- Valorar dos calidades como equivalentes: la diferencia puede aparecer después en rendimiento, garantía o mantenimiento.
- Poner cero a lo desconocido: una exclusión sin precio es una incertidumbre, no un ahorro.
- Ignorar el plazo: una compra más barata puede generar esperas y costes indirectos.
- No conservar versiones: impide saber qué oferta y qué aclaraciones se aceptaron.
- Pedir condiciones distintas: cada proveedor termina valorando un trabajo diferente.
Cómo llevar la comparación a Planhopper
En Planhopper puedes preparar el presupuesto por capítulos y partidas, separar coste y precio de venta y trabajar con proveedores y referencias propias. El flujo público también muestra solicitudes de cotización desde partidas o presupuestos. La disponibilidad de comparativas automáticas y adjudicación debe confirmarse con el equipo para tu caso; esta guía no las da por activas en todos los planes.
Antes de solicitar precios, revisa las mediciones y el alcance de cada partida. Después registra la oferta elegida y conserva las alternativas y aclaraciones como evidencia de la decisión. Puedes empezar por la guía de cómo hacer un presupuesto de obra y consultar el flujo de presupuestos y solicitudes de cotización.
