Respuesta corta: para gestionar subcontratistas en varias obras a la vez necesitas tres cosas por cada subcontrata y obra: un alcance cerrado por partidas del presupuesto (medición, precio y condiciones), la documentación previa en regla (inscripción en el REA, anotación en el Libro de Subcontratación y coordinación preventiva) y un seguimiento que compare lo contratado, lo ejecutado y lo facturado. Un software de gestión de obra ayuda si imputa cada gasto de subcontrata a su obra y a su partida y te deja compararlo con el coste objetivo.
Esta guía es para constructoras y empresas de reformas con varias subcontratas en paralelo: ficha de control, lista de comprobación documental y criterios para elegir software. Los importes de los ejemplos son ficticios y el contenido no sustituye el asesoramiento jurídico ni preventivo.
Qué tienes que controlar de cada subcontrata
Controlar una subcontrata solo «por importe» no basta con varias obras abiertas: no ves si lo facturado corresponde a lo ejecutado ni si la partida deja margen. Usa una ficha por subcontrata y obra:
| Campo de la ficha | Qué anotar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Obra y partidas | Obra, capítulo y partidas del presupuesto que asume la subcontrata | Saber qué parte del presupuesto depende de ella y a qué partida imputar sus costes |
| Alcance, medición y precio | Qué incluye (mano de obra, material, medios auxiliares), cantidad, unidad y precio unitario | Base para comparar ejecución, certificación y factura |
| Coste objetivo | Importe previsto en tu presupuesto para ese trabajo | Ver a tiempo si la subcontrata cuesta más de lo previsto |
| Documentación previa | REA, anotación en el Libro de Subcontratación, plan de seguridad y salud entregado, coordinación | No dejar entrar a nadie en obra sin lo exigible |
| Avance | Medición ejecutada acumulada y fecha de la última medición | Saber cuánto debería haber facturado a la fecha |
| Cambios | Excesos de medición, trabajos extra y precios nuevos, con su aprobación | Que ningún extra llegue a factura sin haberse acordado |
| Facturas y pagos | Importe facturado, retenciones pactadas en contrato y pagos realizados | Cuadrar lo pagado con lo ejecutado y lo certificado al cliente |
Antes de que entre en obra: documentación y límites legales
En España, la subcontratación en el sector de la construcción está regulada por la Ley 32/2006 y por su reglamento, el Real Decreto 1109/2007. Estos son los puntos que más afectan al día a día:
- Registro de Empresas Acreditadas (REA). Las empresas contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra deben estar inscritas en el REA, y la inscripción se solicita antes de intervenir en la subcontratación. Vale tres años, renovables. Si la empresa comitente obtiene la certificación de inscripción de su subcontratista, solicitada dentro del mes anterior al inicio de la ejecución del contrato, se entiende cumplido su deber de vigilancia sobre acreditación y registro para esa obra, sin perjuicio de otras responsabilidades laborales (art. 6 del RD 1109/2007).
- Libro de Subcontratación. Antes de subcontratar, cada contratista necesita un Libro de Subcontratación habilitado por la autoridad laboral del territorio de la obra. En él anota, por orden cronológico y antes de que empiecen los trabajos, cada subcontratación: empresa o autónomo, nivel, comitente, objeto del contrato, responsable y fecha de entrega de la parte del plan de seguridad y salud que le afecta, entre otros datos. El libro permanece en la obra y se conserva cinco años tras terminar la participación.
- Niveles de subcontratación. Con carácter general, pueden subcontratar el contratista y el primer y segundo subcontratista; el tercero, no. Tampoco los autónomos ni las subcontratas que aportan fundamentalmente mano de obra. Excepcionalmente, por especialización de los trabajos, complicaciones técnicas o fuerza mayor, se admite un nivel más si la dirección facultativa lo aprueba previamente y anota la causa en el Libro; el contratista debe comunicarlo a la autoridad laboral en cinco días hábiles. Para autónomos y subcontratas de mano de obra, solo por fuerza mayor (art. 5 de la Ley 32/2006).
- Coordinación de actividades empresariales (CAE). En obra, la coordinación preventiva se rige por el Real Decreto 1627/1997, y el Real Decreto 171/2004 se aplica con las particularidades de su disposición adicional primera. Las directrices del INSST de 2024 excluyen el caso particular de las obras, pero aportan una idea útil: la CAE es un proceso (contratación, planificación y organización, ejecución y control, y finalización y evaluación), no un intercambio formal de documentos.
Lista de comprobación antes del primer día
| Comprobación | Quién | Cuándo | Base |
|---|---|---|---|
| Contrato con alcance por partidas, precio, forma de medir y certificar, plazos y tratamiento de cambios | Contratista y subcontrata | Antes de empezar | Buena práctica contractual |
| Comprobar inscripción vigente en el REA (y, si se quiere la exoneración, obtener la certificación) | Empresa comitente | Certificación solicitada dentro del mes anterior al inicio de la ejecución del contrato | Ley 32/2006, arts. 4, 6 y 7 |
| Nivel de subcontratación permitido | Empresa comitente | Al contratar | Ley 32/2006, art. 5 |
| Anotación en el Libro de Subcontratación | Contratista | Antes del inicio de los trabajos de esa subcontrata | Ley 32/2006, art. 8; RD 1109/2007, arts. 13 a 16 |
| Comunicación de la subcontratación anotada al coordinador de seguridad y salud y a los representantes de los trabajadores | Contratista | Con cada subcontratación | RD 1109/2007, art. 16 |
| Entrega de la parte del plan de seguridad y salud que afecta a la subcontrata | Contratista | Antes de empezar (la fecha se anota en el Libro) | Ley 32/2006, art. 8; RD 1627/1997 |
| Documentación que acredita la posesión de la maquinaria que se utiliza | Cada empresa | Mientras se use en obra | Ley 32/2006, art. 8.2 |
Las obligaciones dependen de tu posición en la obra (promotor, contratista o subcontratista). Ante la duda, consulta a tu servicio de prevención o asesor laboral.
Contrata por partidas, no por un importe global
Si el contrato usa las mismas partidas, unidades y criterios de medición que tu presupuesto, el avance se mide igual, la certificación al cliente y la factura de la subcontrata hablan de lo mismo y la desviación aparece partida a partida. Antes de adjudicar, compara ofertas sobre el mismo alcance: una oferta solo de mano de obra no es comparable con otra que incluye material.
Seguimiento con mediciones: ejecutado, certificado y facturado
El control útil compara tres cifras de cada partida subcontratada: lo que se ha ejecutado según tu medición, lo que has certificado al cliente y lo que la subcontrata te ha facturado. Veamos un ejemplo ficticio de una subcontrata de tabiquería seca:
| Concepto (ejemplo ficticio) | Medición | Cálculo | Importe |
|---|---|---|---|
| Contratado a la subcontrata | 420 m² | 420 m² × 19,50 €/m² | 8.190,00 € |
| Ejecutado según tu medición | 300 m² | 300 m² × 19,50 €/m² | 5.850,00 € |
| Facturado por la subcontrata | 330 m² | 330 m² × 19,50 €/m² | 6.435,00 € |
| Diferencia a revisar | 30 m² | 6.435,00 € − 5.850,00 € | 585,00 € |
| Certificado al cliente | 300 m² | 300 m² × 26,00 €/m² | 7.800,00 € |
| Margen bruto de la partida sobre lo ejecutado | — | 7.800,00 € − 5.850,00 € | 1.950,00 € (25 % sobre venta) |
Los 30 m² pueden ser un adelanto de facturación, un error de medición o un extra sin aprobar. Lo importante es detectarlo antes de pagar, no al cerrar la obra. Si lo ejecutado supera lo contratado, trátalo como un cambio.
Cambios e incidencias: que nada llegue a factura sin aprobar
Hay tres tipos de cambio: más o menos medición de la prevista, trabajos fuera del alcance y partidas nuevas que necesitan un precio acordado. Registra descripción, unidad, cantidad, precio y quién lo aprobó antes de ejecutarlo. Si afecta al cliente, valóralo a la vez para certificarlo.
Costes de subcontratas en varias obras a la vez
Con varias obras abiertas, la pregunta no es cuánto has pagado a cada subcontrata, sino si cada obra va según lo previsto. Imputa cada factura a su obra y partida y compárala con el coste objetivo según el avance (ejemplo ficticio):
| Obra (ejemplo) | Subcontrata | Coste objetivo | Avance medido | Coste esperado a la fecha | Facturado | Diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Obra A | Tabiquería seca | 8.190,00 € | 300 de 420 m² | 5.850,00 € | 6.435,00 € | +585,00 € |
| Obra B | Instalación eléctrica | 12.000,00 € | 50 % | 6.000,00 € | 5.800,00 € | −200,00 € |
| Obra C | Pintura | 4.500,00 € | 0 % | 0,00 € | 900,00 € | +900,00 € |
Una diferencia positiva puede ser un anticipo pactado, pero hay que poder explicarla; una negativa puede indicar facturas sin registrar. El método está en costes reales frente a coste objetivo en obras.
Qué software conviene si gestionas varias obras con subcontratas
Muchas empresas buscan un ERP de obra cuando las hojas de cálculo dejan de cuadrar con varias obras abiertas (si necesitas el concepto, mira qué es un ERP de obra). Con subcontratas, estos criterios pesan más:
| Criterio | Qué comprobar en la demo o la prueba | Por qué importa con subcontratas |
|---|---|---|
| Presupuesto por partidas con mediciones | Capítulos, partidas, unidades y mediciones editables, y reutilización de partidas de otras obras | Es la base para contratar y medir a cada subcontrata |
| Imputación de costes por obra y partida | Si cada gasto se asigna a obra y partida, con su tipo (subcontrata, material…) y su factura adjunta | Sin imputación no hay coste real por partida |
| Coste objetivo frente a coste real | Si compara lo previsto con lo imputado en cada obra | Es lo que responde «¿esta obra va bien?» |
| Mediciones ejecutadas y certificaciones | Si registra el avance sobre el presupuesto y prepara la certificación al cliente | Permite cruzar avance, certificación y facturas de subcontratas |
| Vista de todas las obras | Listados con filtros por obra, proveedor y tipo de coste | Con varias obras abiertas, el problema está en la suma |
| Gestión documental preventiva | Si gestiona REA, Libro de Subcontratación y CAE, o si necesitarás otra herramienta | Son obligaciones distintas del control económico; no las des por cubiertas |
Si quieres comparar opciones del mercado, tienes un repaso en una comparativa de programas ERP para constructoras.
Cómo encaja Planhopper
Con Planhopper preparas el presupuesto de cada obra por capítulos y partidas, con mediciones, reutilizas partidas y revisas costes y margen. En el control de gastos registras cada gasto, lo clasificas por tipo (entre ellos, «Subcontrata») y naturaleza (directo o indirecto), indicas el proveedor, lo imputas a la obra y adjuntas la factura, para comparar coste previsto y real.
Planhopper no valida la inscripción en el REA, no lleva el Libro de Subcontratación ni sustituye la coordinación preventiva: esas obligaciones siguen siendo tuyas y de tus asesores.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos niveles de subcontratación permite la ley en construcción?
Con carácter general, pueden subcontratar el contratista y el primer y segundo subcontratista; el tercero no. Tampoco los autónomos ni las subcontratas que aportan fundamentalmente mano de obra. Excepcionalmente cabe un nivel más por especialización, complicaciones técnicas o fuerza mayor, si la dirección facultativa lo aprueba antes y anota la causa en el Libro; el contratista lo comunica a la autoridad laboral en cinco días hábiles. Para autónomos y subcontratas de mano de obra, solo por fuerza mayor.
¿Qué es el REA y cuándo hay que comprobarlo?
Es el Registro de Empresas Acreditadas, donde deben estar inscritas las empresas que trabajan como contratistas o subcontratistas en una obra. La inscripción dura tres años y es renovable. La certificación de inscripción de cada subcontrata da por cumplido, para esa obra, el deber de vigilancia de la empresa comitente sobre ese registro, sin perjuicio de otras responsabilidades laborales. Si la empresa comitente quiere acogerse a esa exoneración, la certificación debe solicitarse dentro del mes anterior al inicio de la ejecución del contrato.
¿Quién lleva el Libro de Subcontratación y qué se anota?
Cada contratista. Debe tenerlo habilitado por la autoridad laboral antes de subcontratar y anotar cada subcontratación por orden cronológico y antes de que empiecen sus trabajos. Se guarda en la obra y se conserva cinco años después de terminar la participación.
¿Qué ERP nos conviene si gestionamos varias obras a la vez con subcontratas?
Uno que parta del presupuesto por partidas, impute cada factura de subcontrata a su obra y partida y compare coste objetivo y real. Decide aparte cómo gestionarás la documentación preventiva.
¿Cómo controlo los costes de subcontratistas y materiales por obra?
Clasifica cada gasto por tipo (subcontrata, material, mano de obra propia, maquinaria) e imputa cada uno a su obra y partida. Después compara lo imputado con el coste objetivo según el avance medido, como en la tabla de ejemplo de esta guía.
¿Planhopper gestiona la CAE o el Libro de Subcontratación?
No. Planhopper te ayuda con el presupuesto, las mediciones y el control de costes de cada obra; REA, Libro de Subcontratación y coordinación preventiva se gestionan según la normativa y con tus asesores.
Empieza por el presupuesto de tu próxima obra
El control de subcontratas empieza en las partidas: prepáralas en tu presupuesto y reutiliza las de obras anteriores. Con Planhopper IA describes tu obra y empiezas el presupuesto desde una propuesta que revisas (en beta).
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Ejemplos con datos ficticios. Normativa consultada en el BOE y en el INSST el 20 de octubre de 2026. Este contenido es informativo: consulta la normativa vigente y a tu asesor laboral o servicio de prevención antes de aplicarlo a una obra real.
