Controlar los gastos de una obra no consiste en sumar facturas al final del mes. Para saber si el proyecto se desvía, cada gasto debe quedar registrado, vinculado a la obra correcta y comparado con una referencia común. Si falta una de esas tres condiciones, el coste real puede parecer menor o mayor de lo que es.
Este método semanal está pensado para empresas de reformas y pequeñas constructoras. Separa la captura diaria de documentos de la revisión económica, para que una factura pendiente, un ticket sin obra o un gasto duplicado no distorsionen la decisión.
Las cuatro cifras que conviene revisar
Antes de abrir la lista de gastos, define qué representa cada cifra:
- Coste objetivo: referencia autorizada para ejecutar el alcance previsto.
- Coste real registrado: gastos ya incurridos y asignados al proyecto.
- Coste comprometido: pedidos, subcontratas u otros compromisos aceptados que todavía pueden no estar facturados.
- Coste pendiente estimado: importe que todavía hará falta para terminar.
La suma de real, comprometido y pendiente permite construir una previsión final. Comparar sólo el gasto pagado con el presupuesto suele llegar tarde: una compra acordada o un trabajo ya ejecutado puede existir aunque la factura todavía no se haya abonado.
Paso 1: captura cada gasto con la misma información mínima
Registra los documentos durante la semana, aunque la revisión económica se haga un día fijo. Una ficha mínima debería incluir:
- fecha del gasto y, si corresponde, fecha del documento;
- proveedor o responsable del desembolso;
- concepto y obra;
- importe sin y con impuestos, según el criterio que use la empresa;
- naturaleza: material, mano de obra, subcontrata, maquinaria, transporte u otra;
- nivel de imputación: proyecto, capítulo, partida o elemento del descompuesto;
- estado: pendiente de revisar, validado, comprometido, facturado o pagado;
- factura, ticket u otra evidencia.
En Planhopper puedes crear el gasto, clasificarlo, adjuntar el documento e imputarlo al presupuesto. Si el dato llega por otro canal, conserva un único registro maestro para evitar que el mismo ticket se cargue dos veces.
Paso 2: imputa el gasto donde se originó
Un gasto a nivel de proyecto es suficiente cuando afecta a toda la obra. Si procede de una actividad concreta, conviene vincularlo al capítulo o la partida correspondiente. La regla no tiene que ser sofisticada; debe ser estable y comprensible para quien revisa.
Por ejemplo, el alquiler de una máquina usada exclusivamente para demoliciones puede asignarse a ese capítulo. La caseta compartida durante toda la ejecución suele tratarse como coste indirecto de la obra. La guía de costes directos, indirectos y gastos generales explica cómo mantener esa clasificación sin duplicar importes.
Paso 3: concilia documentos, compromisos y registros
Una vez por semana, compara la lista de gastos con las fuentes que los originan: facturas recibidas, tickets, extractos, pedidos, contratos de subcontrata y partes internos. La conciliación busca cuatro problemas:
- Faltantes: existe el documento o el compromiso, pero no el gasto.
- Duplicados: la misma compra se registró desde dos fuentes.
- Obra incorrecta: el gasto está asignado al proyecto equivocado.
- Periodo incorrecto: el documento se contabilizó en una semana distinta de la ejecución o el consumo que se quiere analizar.
Marcar un gasto como pagado no sustituye esta revisión. Pago, registro y consumo pueden ocurrir en fechas diferentes.
Ejemplo ficticio de registro semanal
| Concepto | Imputación | Estado | Importe | Acción |
|---|---|---|---|---|
| Azulejos baño | Capítulo 04 · Revestimientos | Facturado | 1.240 € | Validar cantidad contra albarán |
| Electricista | Partida 05.03 | Comprometido | 780 € | Esperar factura sin borrar el compromiso |
| Contenedor | Proyecto · indirecto | Pagado | 310 € | Comprobar que no esté duplicado |
| Material sin ticket | Pendiente | Revisar | 96 € | Pedir documento y asignar partida |
| Total observado | 2.426 € | 1.550 € facturados o pagados; 780 € comprometidos; 96 € pendientes de validar |
El total observado no debe sumarse sin revisar los estados: los 780 € comprometidos podrían pasar después a facturados y no deben contabilizarse dos veces. El ejemplo muestra el flujo de control; no representa precios reales.
Paso 4: compara contra el objetivo y actualiza la previsión
Después de conciliar, compara cada bloque con su coste objetivo. No uses únicamente el porcentaje consumido del presupuesto: comprueba también cuánto trabajo se ha ejecutado y cuánto falta.
Si una partida tiene un objetivo de 5.000 €, acumula 3.600 € de coste real y todavía requiere 2.100 € para terminar, la previsión final es 5.700 €. La desviación prevista es:
5.700 € − 5.000 € = 700 €
Ese cálculo permite actuar antes de que todo el importe se convierta en coste real. Para investigar la causa —cantidad, precio, rendimiento, cambio, retrabajo o duración— utiliza la guía sobre por qué se dispara un presupuesto de reforma.
Checklist semanal de 20 minutos
- Registrar documentos y compromisos recibidos.
- Resolver gastos sin obra, sin categoría o sin adjunto.
- Buscar duplicados por proveedor, importe, fecha y número de documento.
- Revisar las partidas con mayor gasto real o comprometido.
- Actualizar el coste pendiente de los trabajos críticos.
- Comparar previsión final con objetivo.
- Asignar una acción, responsable y fecha a cada desviación relevante.
El objetivo no es cerrar la contabilidad de la empresa en veinte minutos. Es detectar a tiempo qué información falta y qué decisión puede cambiar el resultado de la obra.
Errores que vuelven poco fiable el control
- Usar el pago como única fecha: oculta costes ya incurridos o compromisos aceptados.
- Mezclar coste y precio de venta: una compra afecta al margen, pero no es ingreso.
- Reemplazar el objetivo original: elimina la referencia necesaria para explicar la desviación.
- Crear categorías distintas cada semana: impide comparar periodos y obras.
- Registrar el total de una factura y también sus líneas: duplica el gasto.
- Confundir “sin documento” con “sin coste”: deja trabajo ejecutado fuera de la previsión.
Cómo continuar en Planhopper
Con el control de costes de Planhopper puedes registrar gastos, clasificarlos, adjuntar facturas o tickets e imputarlos al proyecto, capítulo, partida o elemento del descompuesto. Después puedes comparar coste objetivo y coste real para localizar desviaciones.
Empieza con una obra piloto, define un responsable de conciliación y mantén el mismo corte semanal durante cuatro semanas. La consistencia del registro importa más que una clasificación excesivamente compleja.
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